OFFICE MANAGER F/H - VALBONNE (06)

• Gestion générale des bureaux (sièges et établissements secondaires) de la société occupés par les équipes et demandes liées au fonctionnement de ces bureaux
• Approvisionnement, équipement et fonctionnement général des locaux (badges, clés, imprimantes, scanners...)
• Relations avec les syndics de copropriété
• Administration des divers abonnements et services souscrits pour les bureaux (ménage, surveillance, entretien etc...)
• Aspect légaux (affichages obligatoire, sécurité, accès etc...)
• Gestion des mouvements de salariés dans logiciel dédié
• Gestion des notes de frais des salariés via logiciel dédié
• Gestion de boîtes courriels génériques (administrative, facturation, juridique)
• Gestion du courrier et des appels téléphoniques.
• Mise en signature de document sur plateforme de signatures électroniques.
• Classement et archivage des documents sous format dématérialisé sur serveur et en version papier dans les classeurs d’archives
• Gestion de fournitures du bureau et des frais de bouche.
• Gestion du parc automobile et démarches administratives afférentes
• Suivi des loyers (bureaux, centrales, terrains)
• Suivis des assurances (centrales, bureaux, véhicules).
• Calculs et suivis des loyers des centrales.
• Suivi, envois et classement des documents pour la société et ses filiales
• Gestion du parc informatique et téléphonique en support d’un service externe dédié
• Récupérer les factures clients et fournisseurs.
• Organisation des événements (séminaires, réunions)
• Intégration des factures sur logiciel dédié.
• Refacturation entre sociétés du groupe via logiciel dédié
• Facturation de la production d’électricité pour les filiales
• Facturation des prestations de gestion administrative et de maintenance.
• Mise à jour du tableau des tarifs d’achat auprès d’EDF.
• Programmation et exécution des virements sur logiciel dédié.
• Rapprochements bancaires et équilibrage des comptes via logiciel dédié.
• Suivi des cumuls générateurs concernant la production des différentes centrales.
• Suivi du cash-flow prévisionnel.
• Suivi des tableaux de trésorerie et de financements

Qualifications:

• Une expérience réussie dans un rôle similaire.
• Une bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, logiciels de comptabilité et gestion de notes de frais, etc.).
• Un sens de la communication et du relationnel, avec une capacité à travailler en autonomie tout en étant force de proposition.
• Une bonne gestion des priorités et une aptitude à travailler dans un environnement dynamique.
• Un esprit d’équipe et un intérêt pour la vie d’entreprise et l'animation interne.

Conditions générales

Contrat à durée indéterminée - A pourvoir immédiatement

Poste basé à Valbonne Sophia Antipolis (Alpes-Maritimes)

Salaire selon profil et expérience

Envoyer candidature à recrutement@tse.energy sous la référence OFMALTUS